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案件進捗管理
｢フェーズごとに進捗を見える化｣
脱！｢引きこもりがち社員｣
先が見えれば行動が変わる、フットワークの改善
日々社内に飛交う案件は、新規や既存など種類はさまざまです。事業が複数あるとそれだけ管理体制は強固且つ、正確でなくてはいけません。皆さんは日頃、一つ一つの案件をどのくらい把握しどれくらい進捗を図っていますか。
kyosin7の案件進捗に関する管理方法では、複数の機能を併用して行います。どれも日頃から蓄積している情報データを元に分析をするので、確かな正確性を持っています。また会社にとって大切な収益は、源となる案件の発生から始まります。この案件が発生してから収益に至るまでのサポートを、kyosin7は蓄積された情報を元に見える化し分析しやすくしてくれます。
普段から上司の支持が行き届かなく、また部下の動向がイマイチわからないなどの状況が、本来獲得できたはずの収益を逃してしまう原因となっている可能性があります。今や現代の会社員では｢引きこもりがち社員｣が増えてしまい、デスクや事務所に引きこもりがちでせっかくの獲得チャンスを逃してしまっているのが現状です。
そこでぜひ会社が対策として見直していただきたいのが、社員同士の情報共有量の不足化です。気づいた時には、日頃ほとんどコミュニケーションをとらない、なんていう会社もあります。例え社員一人ひとりが個人で顧客を対応している場合でも、または案件を割振りし業務を行う場合でも、社員全員が持つ情報は会社にとって大切な資産です。社内全体が情報を共有し合うことで出来ることや対策案などが見えてきたり、社員全員が平等に現状を把握できることで｢今すべきこと｣を見つけられるきっかけにもなります。こうした対策が社員のフットワークを軽くし、｢引きこもりがち社員｣から脱する事ができます。会社が社員のためにできることは、ちょっとした見直しから始まるのです。
▶関連キーワード｢コミュニケーション｣の詳細はこちら −【社内SNS】
すぐに変化！置き換え業務
kyosin7活用ですぐに置き換えたいポイント
見直す
案件の進捗を分析するため、今まで分析資料の作成に割いていた時間を短縮させましょう。さらに1画面で解決する｢フェーズ｣を利用して、簡単に且つスムーズに進捗の分析をしてみましょう。そのためにはまず、現状の分析方法を見直す必要があります。各社員に｢今どうなっているのか｣｢何をしているのか｣と確認をしたくても、時間が取られてしまうから、または連絡が取れないからとだんだん疎かになってはいませんか。kyosin7なら｢登録・更新＝共有｣なので、社員が新規案件を登録あるいは既存の案件を更新した時点ですぐに反映され共有することができます。もう現状の確認作業に時間を割く必要はありません。社員同士で情報を共有し合うからこそ、社内のチームワークを高めるきっかけにもなります。
整理する
案件の進捗を分析する上で、一番活用してほしいのが｢kanban｣ 機能です。例えば一定の取引先から毎月複数の受注があっても、その全ての受注案件がどれだけの時間をかけて全ての工程を終了するかはわかりません。更には複数の案件が同時進行し、どの案件が現状どこまで進んでいるのかなど全てを把握するのは困難です。そんな時はkanbanを使用して進捗をフェーズごとに確認してみましょう。また同時に金額データも表示できるので、減益対策やそれに伴う社員の指示も数字の進捗を分析しながら出しやすくなります。
分析する
徐々に管理用の｢レポート｣や｢ダッシュボード｣が作成されたら、グラフなどの可視化を利用して状況の把握を行いましょう。kanbanとダッシュボードを併用しながら既存の案件を分析していきます。見方は金額以外にも、受注件数や昨対比の比較、フェーズごとの件数集計や各担当者の動向分析などさまざまです。フェーズの設定によっては、案件の情報を収集したところから分析を始めてももちろんOK！各業種によってフェーズの設定は異なるので御社にあったフェーズを設定しましょう。後は社員皆さんで、kyosin7にどんどん情報を蓄積させていきます。ある程度案件の情報が集まると、それに伴った分析データが得られます。
気になる、見たい、今すぐ教えて‼
こ
こがポイント‼
▲PC｢案件/今年度の物件/kanban｣画面
｢kanban｣で見落としを０に！
kanbanは案件で設定した｢フェーズ｣に基づいて整頓し、さらにそのフェーズごとの合計金額を自動算出してくれる一覧表示機能です。登録した案件をどのようにまとめるかで、kanbanの分析効果が変わってきます。
例えば左の画像のように｢今年度の物件(案件)｣として案件をまとめたビュー(※)を作成すれば、今年度に発せした案件のみがkanbanに表示され数量と金額が一気に見やすくなります。また他にも｢今月の◯◯会社の受注案件｣などと、ある特定の会社を期間を絞って分析をすることも可能です。
こうして見え方を機能を利用して工夫することで、見落としがちな補足部分も把握しやすくなります。
簡単操作！ドラッグ＆ドロップ
kanbanは案件をフェーズごとに一覧表示し、フェーズごとの累計金額も表示しています。フェーズはkanban画面からも更新が可能で、変更したいフェーズの列へドラッグ＆ドロップをするだけで移動できます。また案件が移動したフェーズの累計金額も、もちろんのこと更新されます。
さらにフェーズを更新した際、いつ、誰が移動させたのかが分かるよう、案件ごとに変更履歴として｢日付｣｢項目｣｢ユーザ名｣｢変更内容｣が記録されます。変更履歴はkanbanからの変更のみではなく、直接案件から編集した場合でも残りますので安心してください。
▲PC｢案件/kanban/(｢受注｣から｢工事中｣へ移動)｣画面
社内SNS
｢業務報告からコミュニケーションまで｣
｢社内メール｣はもう古い！？
自社専用のSNSで内部も外部も共有し放題
普段皆さんは、社内での業務連絡や報告業務はどのようにして行っておりますか。社内メールを使って個人あるいは複数と連絡を取り合う、またはスマートフォンのアプリからグループへ連絡を送るなどさまざまな方法を行っているかと思います。
しかし、それらはあらゆる危険が潜んでいるかもしれません。例えば社内メールを使用している場合、大切な業務連絡やファイルが添付されているメールがしつこいメルマガやイベントの招待メールなど不要なメールに紛れて、誤って消去してしまったことはありませんか。または消去は無くともデータ量に限りがあるため、メールボックスがもう満杯！なんてことはありませんか。
一方スマートフォンなどで直接メールまたはアプリを経由して連絡を取っている場合、それら全てはその機械に依存し保管されている状態なので、もしその機械が破損してしまったら紛失してしまったら二度と確認ができなくなります。それだけではなくアプリの経由は特にセキュリティーが薄くなってしまうため、内部的な会話や機密情報の取り交わしは特に危険です。
kyosin7には社内SNS、通称｢Chatter｣(チャター)という機能があります。Chatterは投稿された文面が瞬時に反映され、社内全体で共有が簡単に行なえます。またグループを作成すれば、一部のユーザとだけのコミュニティーを作ることもできます。これら全ての投稿情報はクラウド上で管理されるため、紛失する恐れも漏洩する恐れもありません。またChatterを通じて共有することで、いつでも｢キーワード検索｣で見たい情報を引き出してくれます。
さらにChatterは招待用(無料)アカウントを500ユーザ設ける事が可能なので、外部の取引先担当者や社労・財務に係る外部関係者など普段頻繁に連絡を取り合う相手を招待し情報共有をすることができます。安全且つ便利な機能だからこそ、社員の働き方を一番にサポートしてくれます。
▶関連キーワード｢招待用(無料)アカウント｣の詳細はこちら −【ユーザの紹介】
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kyosin7活用ですぐに置き換えたいポイント
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こがポイント‼
▲PC｢出社打刻画面｣
グループを使ってもっと便利に
kyosin7ではグループを利用して複数のコミュニティを作ることができます。グループに所属したユーザはそのグループ内で投稿されたChatter内容はもちろん、添付したファイルデータもグループごとに集約されるの社内で公に向かない情報の共有も安心して行えます。
例えば｢幹部用グループ｣を作成すれば、業績の話題や社員の教育などあらゆる機密情報を心おきなく投稿できます。
また外部アカウントを含むグループを作成することで、無料の外部用アカウントに招待されたお客様とChatter上で情報共有ができるようになります。FAXの廃止ができたりデータの取り交わしが時間・場所を選ばずにシェアすることができたりと、使い方多数で応用は自由です。
実はこんなこともできます！
Chatterには文面とデータの添付、＠(メンション)通知以外にも｢アンケート｣と｢質問｣機能があります。アンケートは複数の選択肢を用意し、閲覧したユーザに回答をしてもらう機能です。途中経過も確認可能であり、さらに回答に対しての補足もコメント欄を利用すれば簡単に行えるので便利です。
さらに質問はアンケートとは別に、選択肢を設けない自由回答型の機能です。投稿した質問に対し、閲覧したユーザが解答欄から自由に入力ができます。普通のChatter投稿となんら変わりないと思いがちですがこの質問機能を使用すれば、複数得られた回答から｢最良の回答｣を選択し右下の画像のようにベストアンサーとして表示させることができます。
これら機能も活用して問題・課題への対策やイベントや催しの質疑応答、さらに社内のコミュニケーションをどんどん活性化させましょう。
▲PC｢Chatter/アンケート投稿例｣画面(投票後集計)
▲PC｢Chatter/質問投稿例｣画面(｢最良の回答｣選択)
貯める
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Chattreは文章の入力以外にも、ファイルデータの添付が可能です。画像・動画はもちろん、ExcelやWordなどのデータファイルも添付できます。投稿されたデータは全てクラウド上で保管されるため、消えることはありません。今まで電話で会話していた重要事項も、間違って消去してしまった大切なメールも、Chatter上で行うことで紛失や消去のリスクを抑えられます。これからはどんな些細な情報共有でもChatter上で行うことで、いざという時にトラブルの回避や情報の引き出しに役立ちます。さっそくChatterを使ってどんどん情報を共有していきましょう！
減らす
クラウド上に情報が蓄積されていく事で、今まで発生していた書類やファイルケースなどはどんどん削減されていきます。同時に今までの保管場所もいらなくなるので、オフィス内がスッキリします。ぜひ皆さんも資源を使わない管理を行い、地球環境に優しい働き方を。またPC上のデータファイルも、デスクトップ画面に点在し整理が追いつかない人はいませんか。Chatter上へファイルを投稿することで共有したい人物へ一気に共有するだけでなく、自身も共有された人もいつでもダウンロードが可能なので、もうデスクトップ画面で抱える必要がありません。更に投稿は日時が表示されるのでデータを更新させた場合、同じファイル名でも最新版の見極めが可能です！
共有する
取引先や従業員のデータももちろん、写真や書類のPDF、図面やExcelファイルなどあらゆるデータ形式に対応しているので簡単に共有することができます。まずは社内の情報をkyosin7に集めましょう！また＠(アットマーク)の後に伝えたい相手の名前(ユーザ名)を入力すると、その人に通知が届き、より確認漏れを防ぎます。これは｢メンション｣という機能であり、特定のユーザに通知を送り確認をしてほしい時に使用します。個人ユーザごとはもちろん、グループメンバーへ一斉に通知させることも可能です。さらに｢いいね｣ボタンが全ての投稿についているので、従業員同士のコミュニケーションをボタンを使ってさらに活性化させるのもいいかもしれません！ちなみに弊社では、｢確認・閲覧をした｣という意味でこの｢いいね｣ボタンを押すように運用しています。
知らせる
kyosin7には今年新たに実装された新機能｢バーチャルアシスト機能｣があります。バーチャルアシスト機能とは、予め設定した条件を元にChatterへ自動投稿をしてくれる疑似AI機能です。例えば投稿条件を社員の誕生日当日に設定すると、指定した時間に指定した本文を、毎年自動で投稿してくれます。他にも社用車や個人の車検期限の1ヶ月前に条件を設定すると、自動投稿で車検のお知らせを通知してくれます。先々にある保険や契約の更新予定を｢すっかり忘れていた！｣なんてことがないように、自動投稿で対策が行えます。またkyosin7に入力された情報に対して、｢資料の添付を忘れていますよ｣｢フェーズの変更がされていませんよ｣｢受注物件の金額が0円のままですよ！」など、入力漏れや変更の見落としを自動投稿でお知らせすることができます。業務のなかでつい後手に回ってしまう遅延・放置の確認作業も、上司や部下に言いづらい催促も自動投稿にお任せすることができるので安心です。
モバイル
｢いつでもどこでも確認でき、PCのクオリティそのままで情報の共有が可能｣
便利なアプリケーション対応
自身のスマートフォンが、ポケットオフィスに！
普段皆さんは、日常業務でこんなストレスを感じる瞬間はありませんか。例えばオフィスに行かずとも打刻が行えたら便利なのに。あるいは急遽先方に日程の再調整を依頼されたが、オフィスに戻らないと確認が取れないなど。
kyosin7のクラウド管理なら、そういったふとした瞬間のストレスを解消してくれます。アプリケーションとしてモバイル端末からもアクセスできるので、様々な制限から開放されその分できることも広がります。例えば打刻を外部から行いたい場合は、モバイル端末からダウンロードしたkyosin7で自身のアカウントにログインすれば打刻が可能になります。また外部から急所予定の確認・調整を行いたい場合も、その場でカレンダーを開き確認することができます。自身のモバイル端末が手軽に運べるコンパクトなオフィスとして生まれ変わります。
毎日感じる些細なストレスが解消されるだけで、仕事と向き合う姿勢が改善されます。また簡単に対策を取ることができれば、会社としての負担も最小限に抑えられます。社員にとって本当に働きやすい環境とはどういうことなのか、また気持ちよく働きやすい会社へとなるにはどのような環境を作ればよいのか。それらの課題に向けて私達は、kyosin7で働き方の改革を全力でサポートさせていただきます。
▶関連キーワード｢モバイル端末からダウンロード｣の詳細はこちら −【アプリケーション】
すぐに変化！置き換え業務
kyosin7活用ですぐに置き換えたいポイント
気になる、見たい、今すぐ教えて‼
こ
こがポイント‼
▲PC｢ログイン/ユーザ切替一覧｣画面
▲スマートフォン｢ログイン/ユーザ
切替一覧｣画面
サッと切替、ずっと記憶
kyosin7のアプリケーションを利用するためには、ダウンロードが可能なモバイル端末をご準備ください。各機種のブラウザが対応するバージョン※1であることを確認し、｢Salesforce｣アプリをダウンロードします。アプリをダウンロードすることで、いつでもどこでもPCと変わらないクオリティでkyosin7を使用していただけます。アプリではユーザを一度ログインすると、PCと同様にユーザデータを記憶してくれるので、いちいちIDやパスワードを入力する必要はありません。数回のタップで簡単にユーザを切り替えられるので、一台の端末を複数人で使用しても問題はありません。(ユーザを複数人で使用することはできません※2)
※1：モバイルアプリケーションの対応ブラウザの詳細は
こちら -【アプリケーション】
※2：ご使用の規約・詳細はこちら - 【kyosin7･サブスクリプション】
見落とさない通知の設定
Salesforceアプリをダウンロードした際、自身に向けて発信された通知をもれなく確認するためにまず確認していただきたいのが通知の設定です。アプリの通知方法は機種自体のアプリ通知設定に依存してしまうため、通知がオフになっている方はオンに設定し直すことをオススメします。
また下中央左画像のように、アイコンには数字で通知数を表示します。さらに下中央右画像のようにアプリを開いた最初のChatter画面にも、スマホ画面右上の｢ベルマーク｣に数字が表示されます。ベルマークをタップすると右からこれらの通知された投稿がスライド表示され、さらにその通知の詳細を見たい場合はこの投稿自体をタップすると投稿された元のChatterを表示してくれます。
▲スマートフォン｢アイコン通知表示時｣ホーム画面
▲スマートフォン｢バナー表示通知時｣ロック画面
▲スマートフォン｢Chatter/右上ベルアイコン通知表示時｣画面
▲スマートフォン｢ベルアイコン通知をタップ時(開く)｣画面
▲スマートフォン｢ダッシュボード/日報集計グラフ(例)｣画面
▲スマートフォン｢ダッシュボード/日報集計グラフ(例)｣画面(続き)
PCの見え方、そのままに
PCで作成したダッシュボードは、モバイル端末からも確認が行えます。一覧で表示されていたグラフは配列が変わるので少し小さくなりますが、簡単に詳細を見ることができるので問題はありません。
方法は詳細が見たいグラフを一度タップすると｢←→｣のマークが表示されるので、マークをもう一度タップします。するとそのグラフが作成されたレポートを直接表示してくれます。PCと変わらず詳細の確認やデータの更新も、簡単な操作で表示できるためモバイル端末でもクオリティは変わりません。
例えばオフィスで作成したグラフを外部で資料として閲覧したり、また会議などでいちいちプリントアウトしていた比較資料なども、参加者が各自ダッシュボードを開けば資料として確認ができます。さらにその場での更新も瞬時に全員が反映されるため、プリントのし直しは一切必要がなくなり常に最新情報で会議が行なえます。
※登場する会社･人物全て(弊社名を除く)において、参考資料として記載しているものであり実際には存在いたしません。
止める
kyosin7のクラウド管理で最大のメリットとして挙げられるのが、アプリケーションの利用が可能なことです。対応するバージョンでありダウンロードが行える端末であれば、いつでもどこでも操作することが可能になります。業務がオフィスに限定されずにどこにいても行え、確認・報告作業も滞ることはありません。さっそくデスクに座りっぱなしな働き方を止め、どこにいても繋がる簡単に使えるもっともコンパクトなポケットオフィスであなたも次世代の働き方をしてみませんか。
使う
場所や時間に制限されずストレスフリーな環境で業務が行えるようになることで、社員一人ひとりのパフォーマンスもモチベーションも上がっていきます。また現在国民のスマートフォン普及率は2018年の統計調査によると約7割以上が所持をし、さらにモバイル端末機全体として見てみると約94％以上の人が利用しています(※)。そんな国民にとって必須アイテムとなったスマートフォンが、小さな自分のデスクとなって持ち歩けたら、それはそれは大変便利なことです。会社に行く手間が省け時間の短縮化も出来るので、どんどんポケットオフィスを活用して日常業務にクラウド管理を使っていきましょう。
確認する
外勤先でも出張先でも、どこにいても業務の一部として持ち運べるkyosin7。どんどん外部からも自身のユーザへログインをして、他社員からの業務連絡や社内の様子を確認してみましょう。自身に当てられたChatterのコメントや投稿は、＠(メンション)されることで通知が送られてきます。そうすることで投稿の見落としを防げるので安心です！またカレンダーを開けば、次の予定をその場で確認することもできます。さらに急遽他社員に連絡を取りたい場合は、｢出勤状況｣画面を開くことで連絡帳を再度新しく開くこと無くそのままアプリ内から通話発信が行なえます。
共有する
ダウンロードをし内容が確認できれば、次は共有です。今度は自身が抱えている情報を、どんどん社内に共有して行きましょう。例えば顧客先の打合せで新たな案件の話題が出ていたとしたら、それはもう会社にとって重要な｢情報収集｣と言えます。基本的に内容が現密ではなくざっくりとした段階でも、あとから情報の追加・編集は行なえますのでメモを取るように案件を新規作成しておきます。この様にふとした瞬間でも常にクラウド上へ残すルールが定着すると、それを全社員が行えば膨大な情報量を常に蓄積していくことができます。kyosin7の運用成功のもっとも重要なポイントは、会社全体がどんどん使っていくことにあります！運用ルールをしっかり定め、皆さんで資産を増やしていきましょう。
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