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勤怠管理
｢社員の業務を見える化｣
とても大切！日常業務の改善
見落としがちな打刻の見直しポイント
kyosin7の打刻機能は、時間が記録されると共に実は違う部分でも活用されています。打刻は時間を記録するためだけではなく、その記録された情報が給料の算出またはどのように活用されているかがとても重要です。
kyosin7にはグラフを用いて分析データを表示する｢ダッシュボード｣という機能があり、弊社では夜間作業や時間外(残業)などが頻繁に発生するため、ある特定の人物ばかりにその負荷が集中しないようダッシュボードで発生率を分析し調整を日々行っています。
時間を管理するだけではなく毎日蓄積される打刻情報を活用すれば、会社や従業員一人ひとりにとってとても大切な分析結果が得られるかも知れません。
▶関連キーワード｢ダッシュボード｣の詳細はこちら −【リアルタイム分析】
すぐに変化！置き換え業務
kyosin7活用ですぐに置き換えたいポイント
止める
まずはタイムカード(または日誌などの紙媒体での管理)を思い切って止めてみましょう！そうすることで定期的に消耗してしまうカードの在庫管理や、機械内の保存データの集計・再保存作業などの面倒な業務から開放されます。
打刻する
kyosin7で打刻をしてみましょう！従業員が出退勤の打刻をすると、自動的に社内SNS｢Chatter(チャター)｣に情報が共有されます。これでいちいちオフィスに帰る必要はなくなり、さらに集められた情報はいつでも確認することができるので出張や直帰時でも安心です。
減らす
クラウド上に情報が蓄積されていく事で、今まで発生していた書類やファイルケースなどはどんどん削減されていきます。同時に今までの保管場所もいらなくなるので、オフィス内がスッキリします。ぜひ皆さんも資源を使わない管理を行い、地球環境に優しい働き方を。
分析する
毎日使い、毎日情報を入れ続ける事でkyosin7で出来ることがどんどん増えていきます。特に｢レポート｣や｢ダッシュボード｣などは、蓄積された情報をフル活用するクラウド管理ならではの機能です。ぜひこれからの分析を迅速的且つ、正確に行ってみませんか。
気になる、見たい、今すぐ教えて‼
こ
こがポイント‼
▲PC｢出社打刻｣画面
複雑な打刻にも対応可能‼
時間はスライド式で選択ができます。コメント欄を応用すれば、勤務内容や変更の報告など業務連絡にも活用していただけます。
また通常の打刻以外にも遅刻・遅延、出張など不規則な時間の管理に対応した設定も可能です。
打刻をすることで蓄積される情報は｢打刻コード｣としてシステム内にデータ化され、各従業員ごとの閲覧・管理がスムーズに行えます。さらに情報の編集もユーザごとに制限の設定が可能なので、勝手に登録情報を書き換えられてしまう心配はありません。
打刻と連携、｢出勤状況｣機能
打刻をすると名前部分の色が変化し、各従業員の出勤状況をひと目で確認することができます。出社打刻をすると名前が水色で表示され、退社打刻をすると灰色に変わります。
また事前に社員の電話番号を登録しておくことで、名前部分を(スマートフォン)タップするとそのまま通話発信もできます(一部PC・タブレットからの発信機能も対応)。
登録されている電話帳から探し出す手間が省け、アプリからそのままスムーズに通話発進ができるのでちょっとした動作でも時短化できます。
また事業部所ごと、支店ごとなど、グループ分けをしてレイアウトを変更するとより便利で見やすくなります。
▲スマホ｢出勤状況｣画面(打刻前)
▲スマホ｢出勤状況｣画面(打刻後)
リアルタイム分析
｢蓄積された情報を元に徹底分析｣
いっきに比較、さらに分析！
気づいて｢築く｣、社内の柱と会社の未来
企業にとって売上や実績、コスト面などを常に把握していることはとても重要です。特に社長をはじめ管理職や何かのプロジェクトの責任者などは、これらに関する情報を日々目配せしながら分析し部下やチームの指示に追われているのではないでしょうか。また意外と把握するにも分析が難しい売上や実績、コスト面などは、なかなかそのやり方に頭を悩ませている企業も多いのが現状です。
弊社ではkyosin7にある｢ビュー｣｢レポート｣｢ダッシュボード｣という機能を使って簡単に分析を行っています。これらの3つの機能を応用して使うことで社内の様々な分析を時短で行なうことができ、従来までの時間の使い方が格段に変化しました。
現状を見える化し気づくことで、この先の行動や指示が大きく変わっていきます。気づくことは会社に取っての強い分析力を｢築き｣、さらに会社の柱となるバックオフィスの変化が会社にとっての未来を変えていくきっかけとなることでしょう。
▶関連キーワード｢売上や実績、コスト面｣の詳細はこちら −【案件進捗管理】
すぐに変化！置き換え業務
kyosin7活用ですぐに置き換えたいポイント
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こがポイント‼
▲PC｢ダッシュボード/勤怠負荷率｣画面
ダッシュボードの有効活用
ダッシュボードは、事前に作成したレポートのグラフを複数表示することが出来ます。一覧で見える化することでより濃密な分析が行なえます。
例えば今月の営業実績の分析データをダッシュボードで作成するとします。まず見たいデータとして欠かせないのが売上です。売上と言ってもただの数字を表示するのではありません。実績としてその数字になるまでに関わった｢営業担当者｣｢案件｣｢発生コスト｣｢獲得率・営業実績率｣など、様々な視点ごとに分析した結果を一度に見ることができるので、ダッシュボード一つで何重もの把握をすることが可能です。つい手間だからと後手にまわってしまう分析業務も、これで時短化間違いなしです！
仮にこれと全く同じ分析をExcelで行ったとします。
Excelのファイルデータは複数人で共有してしまうと、個人的に書き加えられたデータがあちこちに点在してしまいます。また一つのグラフを作成するにも、設定値の調整や数字の入力が再度必要になってしまいます。kyosin7の分析機能は、いつでもどこでも確実な最新データを手間をかけずにすぐ作成・閲覧・共有することができるため、データの点在も更新業務・グラフ作成の手間からも開放されます。
個人でも、複数人でも大丈夫
ダッシュボードは基本的に、個人的に見たい分析から作り出すことができます。複数人でその分析データを共有したい場合でも、｢フォルダ｣で分けて管理が行えるのでいつでもデータを見つけやすく管理することができます。フォルダで管理できるメリットは大きく2つあります。
1つ目は膨大な数のダッシュボードができてしまっても、フォルダでまとめておくことで散らばりを防ぎます。探すという行為は一番無駄な業務であり、時間の浪費です。できるだけ無駄を省く働き方を心がけましょう。
▲PC｢ダッシュボード/全てのフォルダ｣画面
2つ目はフォルダごとに閲覧・編集の権限を設定できることです。例えば社内秘なデータを含むダッシュボードをバイトあるいはパートが閲覧できてしまうのはちょっとした問題ですよね。そこで非公開に設定しておいたフォルダにそれら重要なダッシュボードを保管しておけば、見せたいユーザのみが閲覧でき、また編集しても良いユーザのみが編集できるよう設定することができます。これにより幹部のみの重要な会議や情報共有、または管理者同士の指示や分析も、安心して行うことができます。
止める
まずは、現状の分析方法を今一度見直してみましょう。Excelデータを複数人で管理している場合は、最新情報が散乱する恐れがあります。また、書類で分析データを作成している場合も機密情報の紛失にリスクがあります。クラウド管理ならいつでも最新情報を引き出せ、また安全に保管し共有し続けることができます。
貯める
分析をするためにはたくさんの情報が必要です。またそれらの情報は、長期に渡って蓄積されたものであることに意味があります。分析をするにはそういった実用的な情報を日々貯めていく事が大切になるので、普段の日常業務からクラウド上に些細な情報でもどんどん入れ込んで行きましょう。一人より皆さんで入れると、情報の集約率はグンッとUPします！
作る
情報の使い道は無限大です。得た情報は最大限に活用し、有効的な分析をしてみましょう。まずは貯めた情報を利用して、分析のしやすいダッシュボードを作成します。定期的に決まった会議や打合せがある場合は、ダッシュボードを作成し視覚的に説得性のある資料で行うと効果がありそうです。またダッシュボードで設定した分析期間は、分析するための情報があれば過去でも未来でも設定可能です。過去の分析もこれまでの動向や問題の原因がつかめるきっかけにもなりうるので、過去のデータも貯めることを推奨します。
分析する
次は作成したダッシュボードを利用してどんどん社内の問題や、課題などを見つける分析をしていきましょう。弊社ではダッシュボードによる分析で、各従業員の見積金額設定の基準値にズレが生じている問題や、一部の社員が夜間業務に集中しシフトに偏りが生じている問題などを発見し、すぐに対応にあたることができました。どんなに些細な分析でも、そこから問題に気づき行動することが何よりも会社にとって重要なことです。ぜひ皆さんも情報を最大限に利用して、分析・検証に役立ててはみませんか。
顧客管理
｢関わったその時からを一括管理｣
いつ、どこで、だれが、なにを？
管理が変わると関わり方も変わる
社内の顧客管理ではどのような対策を取っているでしょうか。各自で管理をしてしまい、日々新規顧客が追加されていても他の社員が知れない状況はございませんか。あるいは全体での顧客数を把握しておらず、いざという時書類をいっせいに送くるにも宛先の集約・管理に一苦労してはいませんか。
そんな時クラウドアプリケーション｢kyosin7｣では全体で情報を共有しながら管理をし、さらにいつでもスムーズに情報を取り出せるので手間がかかりません。また一度登録をすればあらゆる場面で情報を応用して活用できるので、今まで時間をかけて行っていた顧客管理業務もkyosin7に置き換える事で時短化できます。
弊社では顧客情報をkyosin7にある｢取引先｣｢取引先責任者｣という機能を使って簡単に登録しています。知り合ったその日から今日に至るまでの情報、またはこの先にある予定まで、過去・現在・未来すべてをここに残します。個人の管理から社内全体の管理へと変更するだけで、助かる社員もいれば業務がより円滑になる社員もいます。また他部署との顧客の相互性を図れたり、行動内容の把握により顧客との信頼感や安心感を今以上に築けるのは会社にとっての強みとも言えます。
▶関連キーワード｢取引先｣｢取引先責任者｣の詳細はこちら −【スケジュール管理】
すぐに変化！置き換え業務
kyosin7活用ですぐに置き換えたいポイント
気になる、見たい、今すぐ教えて‼
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こがポイント‼
▲PC｢案件/工事｣画面
｢紐づけ｣て業務を効率化
kyosin7の画面上ではボタン表示にされている青い文字があります。これは事前に登録された情報が反映されていて、この青い文字をクリックするとその詳細を表示することができます。これは｢紐づけ｣されている状態を言います。例えば左の画面の様に登録した案件を見てみると、｢金額決定者｣｢現場責任者｣など複数が青く表示されていることが分かります。｢金額決定者｣は事前に登録された従業員データから、｢現場責任者｣は現場の顧客情報として登録された取引先責任者から紐付いているため、情報が繋がっているのです。
このように紐づけがされていることで一気に業務の効率を上げることができます。例えば案件をExcelでシートごとに管理している担当者がいたとします。｢◯◯会社の発生物件｣だけを抽出したい時、フィルター機能で条件を設定し抽出しなくてはいけません。しかしkyosin7の場合は｢取引先｣画面から1クリックのみで表示が可能です。またそれらを｢今月｣｢来月｣など詳細ごとに見たい場合は、事前にレポートで｢今月(来月)の案件｣を作成しておくことで、取引先を開いた際にグラフで表示させておく設定も行えたりします。
Excelと違いクラウドで管理するメリットは、いちいち数字の更新をセルごとに行わずに行えることです。kyosin7のあらゆるデータは編集した場合瞬時に反映されるため、結果もその情報に基づき同じく瞬時に更新されます。よってExcelでは入力ミスや最新データの点在により顧客情報の正確性にむらが出てしまいがちですが、kyosin7では入力以降機能が結果へ導いてくれるため安心です。また事前入力の段階で入力にミスがあったとしても、複数の算出がエラーとして反映されるためすぐに対応することができます。
忘れがちなファイルの管理
顧客管理に備わっている機能は他にもあります。取引先を表示してみると｢詳細｣の情報と他に｢関連｣という情報をまとめています。関連ではその取引先に関する｢取引先責任者(従業員)｣｢案件｣｢ファイル｣｢請求書｣｢発注/手配｣があります。中でも｢ファイル｣では様々なデータファイルを添付することができるので、打合せに発生した書類をまとめておくのも良し、または取り交わした見積書をここに保存していくのも良いと思います。社内ルールでその使い方は自由なので、現状プリント資料などでバラバラな管理の場合にはぜひクラウド化を推奨します。
▲PC｢取引先/北海道共伸特機｣画面
止める
まずは現在の顧客管理状況を見直してみましょう。会社全体で把握していない個人の担当者で管理している顧客情報がある場合は、見落としが発生したり個人の関わりのみでより濃密な関係が築きにくくなるため、できるだけ社内全体で行うのが有効です。kyosin7の｢取引先｣を使用してクラウド管理に置き換えてみましょう。個人管理を止め社内全体で共有することで、いちいち担当者に確認していた時間も、更新された顧客情報の反映も、滞ること無くスムーズになります！
貯める
kyosin7に集めるべき顧客情報は、基本的にその顧客に関連した情報全てです。会社名や住所、電話番号、請求日、所属されている会員の記録など、把握している内容はできるだけ｢取引先｣に入れます。事前に入力項目が無い場合は、設定で項目の変更・増減が行えるので心配はありません。次にその会社に所属されている社員情報を｢取引先責任者｣に登録します。事前に取引先へ会社情報を登録しておくことで、社員一人ひとりを簡単にその会社へ紐付けることができるので、何度も同じ会社情報を一から入力する必要はありません！
繋げる
今まで各担当ごとで管理されていた顧客情報が、kyosin7上に蓄積されていくことで｢繋がる効果｣を改めて見てみましょう。例えば外勤先で急遽連絡の取りたい他部署担当の顧客がいたとして、その際に担当の社員と連絡が取れなかった場合困ってしまいます。また他社員との行動内容を把握しておらず、お会いした顧客に｢来月◯◯さんとお会いしますよ｣と言われてしまう、または数日前に他社員がお世話になったお礼が言えなかったなんてことも有りえます。｢繋がる｣ということは組織としてとても重要なことの一つです。
共有する
繋がればさっそく共有し合いましょう。kyosin7で｢案件｣を新規作成すると、紐づけた｢取引先｣では発生した案件を一覧で閲覧できるようになります。また｢取引先責任者｣の関連情報を見ると、今までの社員が関わった記録やこれからの動向が表示されます。このように情報は会社ごと、人ごと、案件ごと、スケジュールごとなどあらゆる視点から見れる程、便利で効率よく把握することができます。またこれだけ見る視点があるということは、いざ確認したいときも他人に頼ること無く自身で見つけやすくもなります。業務置き換えで、まずは共有を目指しましょう！
スケジュール
｢過去･現在･未来を徹底的に管理、記録｣
パフォーマンスを最大限に！
｢カレンダー｣｢全体スケジュール｣機能で簡単管理
社内の予定や個人の予定は、普段どれくらい把握していますか。意外とわからない人が多いのが社内の｢スケジュール｣です。例えば個人のスケジュールは把握できていても社内全体のスケジュールまでは把握していない人や、同じ部署間ではスケジュールの調整が取れていてもそれ以外のところは知る手段がないので聞かないとわからない場合などがあります。
kyosin7はクラウド上で登録された予定や出来事を保管し、いつでも閲覧することができます。また他ユーザのスケジュールを見ることもできるので、いつでも確認が可能になります。｢いつ｣｢どこで｣｢誰が｣｢なにを｣したのかをクラウド上に記録していくことで、この先それらの情報を元に誰かが最大限のパフォーマンスを出せるきっかけとなるかも知れません。
機能として大きく2つあります。1つは｢カレンダー｣機能で、そのまま名前どおり予定をカレンダー形式で管理できます。しかしkyosin7のクラウドでのカレンダー管理は、通常の個人が手帳やソフトで管理することとは共有力が違います。また2つ目は｢全体スケジュール｣機能で、これは個人や社内全体のスケジュールの中でも案件から発生する｢工程｣に基づいて管理されます。
これら2種類の視点からあらゆる情報に紐付いて管理されるのが、kyosin7のスケジュール管理機能です。見る視点を変えることで様々な行動、あるいは予定の把握に繋がります。また過去・現在・未来に問わず、あらゆる行動情報を蓄積することでその他の管理業務にも利用することができます。一人はみんなのために、みんなは一人のためにできる働き方が、kyosin7にはあります。
▶関連キーワード｢工程｣の詳細はこちら −【案件進捗管理】
すぐに変化！置き換え業務
kyosin7活用ですぐに置き換えたいポイント
気になる、見たい、今すぐ教えて‼
こ
こがポイント‼
▲PC｢取引先/北海道共伸特機株式会社/活動｣画面
▲PC｢取引先責任者/佐藤 健太(※)/活動｣画面
※登場する会社･人物全て(弊社名を除く)において、参考資料として記載しているもの
であり実際には存在いたしません。
把握の強化で、行動に自信を
スケジュール管理は従業員だけではなく、顧客情報とも切に繋がっています。一部顧客情報でもご紹介していますが登録された従業員のスケジュールは、紐づけた｢取引先｣や｢取引先責任者｣にも反映されています。例えばある従業員が｢北海道共伸特機株式会社｣の｢佐藤さん｣と打合せ予定をカレンダーへ登録したとします。すると登録された予定は会社と人物両方に反映されます。
右の画像を御覧ください。これは従業員が｢打合せ｣という予定を登録した後に、｢取引先｣と｢取引先責任者｣ベースで閲覧した画像です。上部は｢取引先｣としてこれまでに登録されてきた過去・現在、未来の予定をそれぞれ｢過去の活動｣｢次のステップ｣という形で表示しています。また下部も同様に今度は｢取引先責任者｣として表示しています。同じ社内でも他部署や他従業員が、いつ・どこで・どのようにしてその会社と、あるいは人物と関わっているのか行動を把握することはとても大切です。
把握することで、自身が顧客先で行う挨拶やお礼または次回行動予定の再確認など、+αできる事が更に広がり行動に自信を持つことができます。社員一人の情報は、時に会社にとってとても重要なものとなります。それら全てが大切な資産ですので、十分に共有しあい有効活用をしましょう。
スケジュールのW管理
全体スケジュールは基本的に社内全体でスケジュールを共有するためのホワイトボード的機能として存在します。弊社のように工事業であれば、社内で発生する工事の案件を工程ベースで表示し、社内全体で工事の予定を把握しています。
例えば工事業ではなく、営業所が複数存在する会社が使用するとします。建物が個々に点在してしまう場合、なかなかスケジュールのみならず情報の共有自体が困難です。しかしkyosin7はクラウド上での管理なので、仮に各事業所の社員がkyosin7の一つの組織にユーザと
▲PC｢全体スケジュール｣画面
して在籍していれば、カレンダー上はもちろんのことChatterやあらゆる機能で繋がることができます。さらにこの全体スケジュールを活用することで、会社全体が各事務所ごとの予定を一覧で把握できるのです。
また全体スケジュールもカレンダーと同様に、人員に指定されたユーザは自動でその工程スケジュールが｢日報｣へと反映されます。カレンダーに加え、更に工程を活用した全体スケジュールのW(ダブル)管理によって社員の行動は社内全体でしっかり共有され、また連携を生み出します。
※登場する会社･人物全て(弊社名を除く)において、参考資料として記載しているものであり実際には存在いたしません。
止める
まずはスケジュールを全体で共有してみましょう。個人で管理をしてしまうとkyosin7への反映を忘れてしまい、結果全体に共有されなくなってしまいます。可能であれば個人の管理をkyosin7の｢カレンダー｣に置き換えて行ってみてください。クラウド上で繋がっているユーザがいつでもあなたのスケジュールを確認できるので安心です。また全体と個人と2重入力は必要ないので、とても時短になります。
入れる
kyosin7に案件や工程が登録されると、あとは人員を配置するだけでシフトが完成し｢全体スケジュール｣でいつでも閲覧できます。まずは案件や確定している工程を登録し、人員を配置してみましょう。同時に備考(メモ)の共有もできるので、工程ごとの連絡事項も登録します。また一つの予定に同行する社員がいる場合は同時に追加でユーザ情報を選択してあげてください。そうすることで同行する社員個人のスケジュールにも情報が反映され、2重入力を防ぎます。さらに予告アラームを設定することも可能なので見落としや予定忘れを防ぎます。
共有する
kyosin7ではPCやスマートフォン・タブレットなど端末を選ばずにいつでも登録情報を確認・変更ができます。クラウド管理の大きなメリットには｢いつでも共有できる｣ことから、発展させると｢あらゆる応用ができる｣ことにあります。｢カレンダー｣や｢全体スケジュール｣は、使い方によって共有できる内容も少し異なります。初期は社内ルールを確立し、全体の共有内容をまとめて行きましょう。またカレンダーは｢日報｣と紐付いているので、行動を入力すると自動で日報へ反映されます。これを応用して社員がどんどん行動予定を入力することで、日報を一から作成せずに済むので2重入力を防ぎ業務の時短化が可能です。